HsProRutiner - Digitalt arkiv og Svar Ut
Kvinesdal kommune Helse- og omsorg
Formål:
Sikre riktig bruk av elektronisk arkivering i henhold til lover og forskrifter i alle enheter innen omsorgstjenesten i Kvinesdal
Omfang/virkeområde:
01.02.2018 innfører Kvinesdal kommune fullelektronisk arkivering innen omsorgstjenesten. Denne rutinen gjelder etter at Visma Arkiv er installert, og omfatter den daglige driften.
| Rolle
|
Ansvar
|
| DDV/IKT
|
Har overordnet ansvar sammen med driftsleverandør for installasjon og teknisk oppsett av Visma Arkiv i Kvinesdal kommune
|
| Enhetsleder
|
Har det overordnede ansvar for at det foreligger rutine og at rutinen blir overholdt
|
| Arkivleder
|
Har et overordnet faglig ansvar for arkivet
|
| Merkantil/saksbehandler/helsepersonell
|
Ansvarlig for å følge rutinen
|
Innhold
Rutiner Digitalt arkiv og Svar Ut *
Oversikt over ansvarlig og aktivitet digitalt arkiv *
Rutiner for mottak og videreformidling av dokumenter internt *
Rutiner som ivaretar avslutning av arkivmapper på døde eller avsluttede brukere. *
Veiledende liste for dokumenter i postjournal og EPJ arkiv *
Signering av dokumenter *
Oppskrift på hvordan skanne til HsPro *
Oversikt over ansvarlig og aktivitet digitalt arkiv
| Trinn
|
Ansvarlig
|
Aktivitet
|
| 1
|
Den som mottar posten Merkantil i samarbeid med helsesøstre
|
Post inn
- all post vedrørende brukere innen helsestasjonstjenesten leveres til merkantil på Kvinesdal omsorgssenter.
- Helsehjelpdokumenter som for eksempel epikriser, lab-svar sjekkes ut om allerede er kommet inn i HsPro på elektroniske meldinger. Dersom opplysningene ligger i HsPro skal ikke dokumentet skannes inn.
|
| 2
|
Merkantil
|
Skanning til Sensitivt område
- Den som skanner inn dokumenter må sikre at dokumentet er lesbart, fullstendig og at alle sidene i dokumentet har kommet med
- Dokumentet lagres på bruker i HsPro.
- Etter import til HsPro slettes dokumentet fra mappe for skannede dokumenter.
|
| 3
|
Merkantil Helsesøstre
|
Varsling om skannede dokument
- Skannede dokumenter legges til helsestasjon. Oppbevares i egen perm i inntil 6 måneder på helsestasjonen, deretter makuleres dokumentet.
|
| 4
|
Merkantil Helsesøstre
|
Arkivering til Visma Arkiv fra HsPro
- Alle dokumenter som er signert blir automatisk overført til Visma Arkiv
- Helsesøstre er ansvarlig for egenproduserte dokumenter.
|
| 5
|
Arkivansvarlig
|
Kvalitetskontroll ukentlig av arkiv
- at tittelen på dokumentet stemmer overens med saken
- at det er knyttet et dokument til hver nye registrering
- endringslogg / sporingslogg ved behov
|
| 6
|
Systemansvarlig arkiv
|
- Ta imot og behandle feilmeldinger
- Opprette brukere, tildele roller og passord i arkivet
- Opplæring i forhold til nye versjoner
|
| 7
|
Helsesøstre
|
- Helsesøstre har ansvaret for å følge opp at dokumenter arkiveres riktig i arkivet. Per i dag så kan vi ikke hente ut rapport på dette.
|
| 8
|
DDV/IKT
|
- Oppdatere VS Arkiv når det utvikles nye versjoner, i samarbeid med systemansvarlig
|
Rutiner for mottak og videreformidling av dokumenter internt
| Trinn
|
Ansvarlig
|
Aktivitet
|
| 1
|
Merkantilt
|
Dokumenter inn Det er den samme person utfører alle handlinger fra skanning frem til import i HsPro. I Kvinesdal kommune er det merkantilt/helsesøstre som mottar dokumenter og importerer til fagsystemet. Dokumentet legges til helsestasjon i papirversjon. De oppbevares i perm i 6 måneder før makulering.
|
Rutiner som ivaretar avslutning av arkivmapper på døde eller avsluttede brukere.
- I HsPro skjer dette automatisk når helsesøster signerer.
Veiledende liste for dokumenter i postjournal og EPJ arkiv
Overordnet gjelder følgende for håndtering av dokumentasjon av helsehjelp:
Det er nødvendig å skille mellom hva som skal til VSA og hva som er dokumentasjon av helsehjelp til EPJ for å unngå sammenblanding av dokumentasjon i arkivdanningen og sikre forskriftsmessig arkivering.
Eksempler på brev INN på helsestasjon
|
|
| EPJ
|
VSA (Noark standard)
|
| Helsekort for barn (journalen)
|
Innkalling til møter
|
| Epikriser
|
Referater fra diverse møter
|
| Helsekort for gravide
|
Anmodning om opplysninger til barnevernet
|
| Sykepleierapporter
|
Flyttemeldinger
|
| Svar på labprøver
|
Sakkyndige vurderinger
|
| Kartleggingsskjemaer
|
Individuell plan
|
| Fysioterapirapporter
|
Samtykkeerklæringer
|
| Henvisning mottatt fra sykehus, BUP etc.
|
Henvisning fra leger
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Eksempler på brev UT på helsestasjonen
| EPJ
|
VSA (Noark standard)
|
| Infobrev til foresatte om f.eks. målinger
|
Timeinnkallinger
|
| Henvisninger til sykehus, lege, BUP etc.
|
Møteinnkallinger
|
| Vedlegg til henvisninger
|
Infobrev til nyinnflyttet
|
|
|
Samtykkeerklæringer
|
|
|
Individuell plan
|
|
|
Bekymringsmelding til barnevernet
|
|
|
Uttalelse til barnevernet
|
|
|
Referater
|
|
|
|
|
|
|
Signering av dokumenter
Helsestasjonsansatte har ansvar for å signere alle egne kontakter (konsultasjoner/samarbeidsmøte/brev inn/ut osv.)
Dokumenter som blir sendt til Svar ut går til Digipost og det tar 2 virkedager før det blir sendt til Printtjeneste hvis det ikke blir åpnet. Dette starter vi med 01.06.2018.
