Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak-/arkivsystem eller riktig fagsystem. Saksbehandlerne skal derfor:

• Selv importere e-post i sak-/arkivsystem dersom den inngår i saksbehandlingen. 
• Ha ansvaret for at papirbasert sakspost blir registrert og arkivert i sak-/arkiv-systemet
• All saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystem, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler registrerer selv utgående brev.
• Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, kladder o.l. Mappen skal være komplett og inneholde all nødvendig dokumentasjon.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
• Saksbehandler har ansvar for å gi beskjed til arkivet dersom post er registrert feil (feil sak, saksbehandler etc).

Saksbehandlingsrutiner.

Saksbehandler har selv ansvar for at brev/saker er ferdigstilt slik:

• Saksbehandler gjør ferdig brevet og ekspederer via SvarUT eller legger i konvolutt slik at det er klart for frankering.
• Oppfølging av saker som har vært til politisk behandling, inkl. ekspedering, gjøres av saksbehandler.
• Kvinesdal kommune har innført elektronisk SvarUT. Elektronisk ekspedering av post fra kommunen skal gjøres der det er mulig.
• Kvinesdal kommune er et forvaltningsorgan. Det betyr at en del interne dokumenter er unntatt offentlighet. Saksbehandler må være spesielt oppmerksom på interne dokumenter som skal registreres.
• Mottatte fakturaer blir stemplet ved mottak. Disse sendes Økonomiavdelingen for skanning i UBW.
• Saksbehandler møter i utvalgene til sine saker, eller avtaler med rådmann/kommunalsjef